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Avez-vous prévu une participation en temps de covid-19?

  • 05 June
  • 2020

Depuis plusieurs semaines, Covid-19 définit notre vie, notre travail, nos relations, etc. Et cela prendra beaucoup de temps. Il en va de même pour les foires et les événements.

Aujourd'hui, les organisateurs de foires, les constructeurs de stands et les autres professionnels du secteur écrivent beaucoup sur la date et la forme des foires qui auront lieu à l'automne.Notre fédération professionnelle pour les foires et événements Febelux a, entre autres, établi un descriptif avec des lignes directrices potentielles pour permettre le déroulement d'une foire tout en respectant les mesures actuelles.

Mais quelles sont exactement ces propositions et lignes directrices, et quel impact ont-elles sur votre participation ? Je décris ci-dessous comment vous pouvez appliquer certaines de ces directives dans votre préparation et pendant l'exposition elle-même.


Les visiteurs doivent s'inscrire à l'avance

Chaque visiteur devra s'inscrire et indiquer le jour/heure où il souhaite se rendre. Sans enregistrement préalable, l'accès sera refusé. Cette mesure permet à l'organisation de limiter le nombre de visiteurs. Si nécessaire, les journées seront divisées en fonction des différents types de visiteurs. Un jour seulement les visiteurs professionnels, l'autre jour seulement les visiteurs privés. Ou une division par région ou domaine d'intérêt.

Concrètement, cela signifie que vous savez parfaitement à l'avance qui sont les visiteurs. Réfléchissez bien à l'histoire que vous voulez raconter au groupe cible du jour. Adaptez vos dossiers, déployez une équipe de stand différente, présentez des articles différents,... Si vous avez un stand modulaire, adaptez également votre matériel visuel par groupe cible, par exemple.

De plus, vous pouvez supposer que chaque visiteur sera encore plus motivé, avec un objectif clair en tête. Et vous avez moins de visiteurs qui viennent passer leur temps un dimanche pluvieux. Vous pourrez ainsi recueillir des pistes plus solides.


Masques de bouche et distanciation sociale obligatoires pour les exposants

S'adresser spontanément à un visiteur n'était pas une évidence pour tous les exposants de Pré-Covid. Et maintenant, vous le ferez à une distance de 1,5 m avec un masque buccal !

Le langage corporel et un vocabulaire clair deviendront donc encore plus importants. Faites attention à votre apparence. Souriez-vous derrière votre masque ? Vous pouvez alors le voir dans vos yeux. Prenez une position ouverte et accueillante et penchez-vous vers les visiteurs.

Parlez clairement et distinctement et exprimez-vous bien derrière votre masque. Pensez à quelques bonnes phrases d'introduction pour capter l'attention du visiteur et construisez-les. Notre formation en stand a été adaptée à cette distance et lors des exercices nous travaillons avec le masque. De cette façon, nous faisons l'expérience de ce que cela nous donne et nous pouvons nous adapter immédiatement.


Des couloirs plus larges et un itinéraire de promenade prédéfini à travers la foire

Une autre proposition des organisateurs de l'exposition est d'élargir les allées afin d'offrir suffisamment d'espace pour tout le monde. En outre, une route fixe à sens unique serait mise en place. De cette façon, les gens ne se mélangeraient pas et tout resterait clair.

Pour vous, cela signifie que chaque visiteur ne passera qu'une seule fois par votre stand. Vous n'avez donc qu'une seule chance, alors soyez attentifs. Laissez votre téléphone portable, votre ordinateur portable, votre tablette et toutes les autres choses qui vous distraient dans la réserve et concentrez toute votre attention sur ces visiteurs. Organisez une rotation avec vos collègues, en donnant à chacun d'eux le temps de traiter vos appels téléphoniques ou vos e-mails urgents dans la réserve ou en dehors du stand. Ainsi, le stand sera toujours occupé, mais vous pourrez toujours tout surveiller.

Soyez conscient du fait que vous avez déjà du retard à rattraper en raison des annulations au printemps. Motiver les uns et les autres à rester attentifs en se félicitant mutuellement lorsque vous avez pris une forte avance ou en se chuchotant les objectifs à l'oreille de temps en temps.


Qu'en est-il de la distance physique sur le stand ?

Masques buccaux, désinfection, distanciation sociale, ne pas serrer la main et éviter les cartes de visite. Elle nécessitera quelques ajustements de la part de chacun, des visiteurs comme de vous en tant qu'exposant.

Vérifiez à l'avance, éventuellement avec votre constructeur de stand, comment vous allez diviser le stand de manière optimale afin d'offrir à chacun suffisamment d'espace. Vous souhaitez une zone de places assises pour des conversations plus longues ? Pensez à des écrans plexi et à une table un peu plus grande ou plus large.

Faites faire des masques buccaux avec votre logo et partagez-les avec le visiteur lorsqu'il entre dans votre stand.

De nombreux constructeurs de stands ont développé des colonnes de désinfection que vous pouvez placer sur votre stand. Ceux-ci comportent des espaces pour les masques buccaux, les gants, les désinfectants et offrent même la possibilité de prendre la température, alors assurez-vous de prévoir un de ces distributeurs sur le bord du stand.

L'échange de cartes de visite de main en main est également hors de question. Réfléchissez donc à la manière dont vous pouvez collecter numériquement les coordonnées de votre interlocuteur. L'organisation du salon propose souvent une application permettant de scanner le badge de votre interlocuteur.

Utilisez les tablettes dans les colonnes du stand où les visiteurs peuvent remplir eux-mêmes leurs coordonnées, n'oubliez pas de les désinfecter. Il existe également divers partenaires qui développent des applications et des logiciels pour enregistrer les pistes. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe du stand sait comment fonctionnent ces applications et ces appareils.

La restauration devra également changer. Plus de chips ou de biscuits à emporter pour tout le monde. Seuls les aliments préemballés seront autorisés. Vous pouvez peut-être faire faire des biscuits ou des bonbons personnalisés dans un sac, ou distribuer des sandwiches dans un joli emballage avec votre logo, ou encore faire imprimer un fruit. De nombreuses possibilités s'offrent à vous, mais commandez tout à temps pour ne pas en manquer.

Les paiements par carte seront encouragés à la place des paiements en espèces. Donc si vous comptez vendre des produits pendant la foire, vérifiez les possibilités.


Préparer une participation qui n'aura peut-être pas lieu

Comment allez-vous préparer une participation dont vous ne pouvez pas dire avec certitude qu'elle aura effectivement lieu ? Une préparation idéale commence 9 mois avant le salon. Mais ici aussi, nous pouvons être créatifs. Nous allons planifier !

Établissez une feuille de route concrète avec laquelle vous pourrez commencer quelques semaines avant le salon.

Ce plan comprendra une description très détaillée :

  • Les tâches exactes à accomplir
  • Les personnes qui doivent le faire
  • Combien de temps est-il nécessaire
  • Quels matériaux sont nécessaires ou doivent être commandés
  • Quelle est la date limite pour le lancer ?
  • Quel est le budget ?

Informez à l'avance tous ceux qui ont une tâche à accomplir afin qu'ils sachent eux aussi ce que l'on attend d'eux à court terme. Dès que vous obtenez un "go", vous passez à l'action. N'oubliez pas d'inclure dans votre scénario la campagne de marketing, le suivi après la foire et le temps de développement éventuel des nouveaux produits, ces éléments devront être planifiés un peu plus à l'avance. Tenez un registre des coûts encourus par point. Si le salon devait malgré tout être annulé, vous aurez une idée précise de ce qu'il vous a coûté.


Que disent les autres exposants et visiteurs ?

Je constate que mes clients indiquent qu'ils attendent leur prochaine participation à un salon avec beaucoup de confiance et mon réseau indique qu'ils visiteront certainement les salons en automne.  Il vaut donc la peine de s'inscrire aux prochains salons professionnels. Si nous faisons quelques ajustements, nous réussirons certainement ensemble !