blog

Een beursdeelname in corona-tijden gepland?

  • 05 June
  • 2020

Covid-19 bepaalt reeds enkele weken ons leven, werk, relaties, etc. En dat zal nog een hele tijd duren. Dat geldt ok op het vlak van beurzen en events.

Vandaag wordt er veel geschreven door beursorganisatoren, standenbouwers en andere professionals in de sector over wanneer en in welke vorm beurzen in het najaar zullen doorgaan. Onze beroepsfederatie voor beurzen en events Febelux heeft oa een whitepaper opgesteld met potentiële richtlijnen om een beurs te laten doorgaan met respect voor de huidige maatregelen.

Maar wat zijn die voorstellen en richtlijnen precies, en welke invloed hebben ze op jouw beursdeelname? Hieronder beschrijf ik hoe jij enkele van deze richtlijnen kan toepassen in jouw voorbereiding en tijdens de beursdeelname zelf.


Bezoekers dienen vooraf te registreren

Elke bezoeker zal moeten registreren en aangeven op welke dag / tijdstip hij wenst langs te komen. Zonder pré-registratie zal de toegang geweigerd worden. Deze maatregel geeft de organisatie de mogelijkheid om het aantal bezoekers te limiteren. Eventueel worden de dagen ingedeeld volgens verschillende types bezoekers. De ene dag enkel professionele bezoekers, de andere enkel particulieren. Of een verdeling per regio of interessegebied.

Concreet wil dit zeggen dat jij op voorhand perfect weet wie er langskomt. Bedenk goed welk verhaal je wil vertellen aan de doelgroep van de dag. Pas jouw folders aan, zet een ander standteam in, toon andere artikelen,…  Heb je een modulaire stand, pas dan bijvoorbeeld ook jouw beeldmateriaal per doelgroep aan.

Bovendien mag je ervan uitgaan dat elke bezoeker nog gemotiveerder zal zijn, met een duidelijk doel voor ogen. En je hebt minder bezoekers die hun tijd komen verdrijven op een regenachtige zondag. Je zal dus sterkere leads kunnen ophalen.


Mondmaskers en social distancing verplicht voor exposanten

Een bezoeker spontaan aanspreken was al Pré-Covid niet voor elke exposant vanzelfsprekend. En nu zal je dat doen van op 1,5m afstand mét mondmasker!

Lichaamstaal en duidelijke spreektaal zullen dus nòg belangrijker worden. Wees je bewust van jouw uitstraling. Glimlach je achter jouw masker? Dan is dat te zien aan jouw ogen. Neem een open, verwelkomende houding aan en buig naar de bezoekers toe.

Spreek klaar en duidelijk en articuleer goed achter jouw masker. Bedenk enkele goede openingszinnen waarmee je de aandacht van de bezoeker kan vastnemen en bouw daarop verder. Onze standtraining werd aangepast ifv deze afstand en tijdens de oefeningen werken we met het masker op. Zo ervaren we wat dat geeft en kunnen we meteen bijsturen.


Bredere gangen en gepredefinieerd wandelparcours door de beurs

Een ander voorstel van beursorganisatoren is om de gangen te verbreden om zo iedereen voldoende ruimte te bieden. Daarnaast zou er een vast parcours met éénrichtingsverkeer opgesteld worden. Zo gaan mensen niet door elkaar lopen en blijft alles overzichtelijk.

Voor jou betekent dit dat elke bezoeker slechts 1 keer aan jouw stand zal voorbijkomen. Je krijgt dus slechts 1 kans, wees dus aandachtig. Laat GSM, laptop, tablet en alle andere zaken die jou afleiden in de berging en focus al jouw aandacht op die bezoekers. Spreek met jouw collega’s een beurtrol af waarbij je elk de tijd krijgt om, in de berging of weg van de stand, jouw dringende telefoontjes of mails af te handelen. Zo blijft de stand steeds bemand, maar kan je toch alles blijven opvolgen.

Wees je bewust van het feit dat je door de afgelastingen in het voorjaar al wat in te halen hebt. Motiveer elkaar om aandachtig te blijven door elkaar te feliciteren als je een sterke lead opgehaald hebt of fluister de doelstellingen af en toe in elkaars oor.


Wat met phisical distancing op de stand?

Mondmaskers, handgels, social distancing, geen handjes schudden en visitekaartjes vermijden. Het zal wat aanpassing vergen van iedereen, zowel van de bezoekers als van jou als exposant.

Bekijk op voorhand, eventueel samen met jouw standenbouwer, hoe je de stand optimaal gaat opdelen om iedereen voldoende ruimte te bieden. Wil je een zitruimte om langere gesprekken te voeren? Denk dan aan plexi schermen en een iets grotere of bredere tafel.

Laat mondmaskers maken met jouw logo op en deel die uit aan de bezoeker als hij jouw stand betreed.

Heel wat standenbouwers hebben desinfectiezuilen ontwikkeld die je op jouw stand kan plaatsen. Deze hebben ruimtes voor mondmaksers, handschoenen, handgels en bieden zelfs de mogelijkheid om de temperatuur op te nemen, voorzie dus ook zeker een van deze dispensers op de rand van de stand.

Visitekaartjes van hand tot hand uitwisselen is ook uit den boze. Bedenk dus op welke digitale manier je de contactgegevens van jouw gesprekspartner kan verzamelen. Vaak biedt de beursorganisatie een app waarmee je de badge van jouw gespreksparter kan scannen.

Maak gebruik van tablets in zuilen op de stand waar bezoekers zelf hun gegevens kunnen invullen, vergeet die dan ook niet de desinfecteren. Er zijn ook verschillende partners die apps en software ontwikkelen om leads te registreren. Zorg ervoor dat elke lid van het standteam goed weet hoe deze apps en toestellen werken.

Ook de catering zal anders moeten. Gedaan met het schaaltje chips of koekjes waar iedereen uit kan nemen. Enkel voorverpakte voedingswaren zullen toegelaten worden. Misschien kan je wel gepersonaliseerde koekjes of snoepjes laten maken in een zakje, of broodjes in een leuke verpakking met jouw logo uitdelen, of een stuk fruit laten bedrukken. Mogelijkheden genoeg, bestel wel alles tijdig zodat je niet zonder valt.

Kaartbetalingen zullen aangemoedigd worden ipv cashbetalingen. Als jij dus producten gaat verkopen tijdens de beurs bekijk je hiervoor dus ook best de mogelijkheden.


Een beurs voorbereiden die misschien niet doorgaat

Hoe ga je een beurs voorbereiden waarvan je niet met 100% zekerheid kan zeggen dat die ook effectief zal doorgaan? Een ideale voorbereiding start namelijk reeds 9 maanden voor de beurs. Maar ook hier kunnen we creatief zijn. We gaan plannen!

Maak een concreet draaiboek waarmee je in enkele weken voor de beurs aan de slag kan gaan.

In dat draaiboek neem je heel gedetailleerd op:

  • Welke taken er precies moeten gebeuren
  • Wie deze moet uitvoeren
  • Hoeveel tijd daarvoor nodig is
  • Welke materialen er nodig zijn of besteld moeten worden
  • Wat de uiterlijke deadline is om eraan te starten
  • Welk budget er tegenover staat.

Brief iedereen die een taak heeft op voorhand zodat ook zij op korte termijn weten wat van hen verwacht wordt. Van zodra je een “go” krijgt schieten jullie in actie. Vergeet de marketingcampagne, de opvolging na de beurs en eventuele ontwikkelingstijd van nieuwe producten niet op te nemen in jouw draaiboek, deze zaken zal je namelijk iets verder vooruit moeten plannen. Hou per punt de gemaakte kosten bij. Mocht de beurs alsnog gecancelled worden, heb je meteen een duidelijk beeld van wat het jou gekost heeft.


Wat zeggen andere exposanten en bezoekers?

Een rondvraag onder potentiële beursbezoekers van de Nationale Energie Week toonde aan dat 82% aangaf graag naar de beurs te komen (lees het artikel hier). Ook ik ervaar dat mijn klanten aangeven dat ze met veel vertrouwen uitkijken naar hun volgende beursdeelname en mijn netwerk geeft aan zeker beurzen te bezoeken in het najaar. Het loont dus absoluut de moeite om je in te schrijven voor de komende beurzen. Mits wat aanpassing maken we er samen zeker een succes van!